Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Als recruitmentbureau verzamelen wij verschillende soorten persoonsgegevens van kandidaten en opdrachtgevers. Dit zijn onder andere:
- Kandidaten: Naam, adres, contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres), geboortedatum, CV, opleidingsgegevens, werkervaring, sollicitatiebrieven, referenties en testresultaten (indien van toepassing).
- Opdrachtgevers: Bedrijfsnaam, contactgegevens, functietitels, correspondentie en eventuele contractuele informatie.
Indien noodzakelijk voor de vacature of wettelijke verplichtingen kunnen we ook bijzondere gegevens verwerken, zoals gezondheidsinformatie of een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens met de volgende doelen:
- Selectie en werving: Om kandidaten te matchen met openstaande functies bij onze opdrachtgevers.
- Beoordeling en screening: Om de geschiktheid van kandidaten te beoordelen, bijvoorbeeld door middel van sollicitatiegesprekken en tests.
- Communicatie: Om contact op te nemen met kandidaten en opdrachtgevers tijdens het wervingsproces.
- Naleving van wet- en regelgeving: Voor bijvoorbeeld het verifiëren van werkvergunningen of belastingtechnische gegevens.
Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende grondslagen:
- Uitvoering van een overeenkomst: Voor het uitvoeren van onze diensten als recruitmentbureau.
- Toestemming: Als kandidaten akkoord gaan met het bewaren van hun gegevens voor toekomstige vacatures.
- Wettelijke verplichting: Indien wij gegevens moeten verwerken om te voldoen aan de wet (bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden).
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijnen zijn als volgt:
- Sollicitanten (zonder toestemming voor toekomstig gebruik): Gegevens worden maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard.
- Sollicitanten (met toestemming voor toekomstig gebruik): Met uitdrukkelijke toestemming kunnen we de gegevens tot 1 jaar na de sollicitatieprocedure bewaren.
- Opdrachtgevers: Gegevens van opdrachtgevers worden bewaard zolang als noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna voor een periode van 7 jaar om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld voor de Belastingdienst).
Verwerking van persoonsgegevens via TeamTailor
Wij maken gebruik van TeamTailor als ons recruitmentplatform. Via dit platform verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van sollicitanten. TeamTailor fungeert als verwerker van deze gegevens, wat betekent dat zij de persoonsgegevens verwerken namens Tough Recruitment, maar wij blijven verantwoordelijk voor de correcte verwerking ervan.
Welke gegevens worden verwerkt?
De gegevens die via TeamTailor worden verzameld en verwerkt, zijn onder andere:
- Naam, contactgegevens, CV, sollicitatiebrieven en andere relevante informatie die je verstrekt tijdens het sollicitatieproces.
- Beoordelingen en eventuele testresultaten (indien van toepassing).
- Eventuele notities gemaakt tijdens het wervingsproces door onze recruiters.
Waarom gebruiken wij TeamTailor?
Wij gebruiken TeamTailor om ons recruitmentproces te stroomlijnen en te verbeteren, waardoor we sollicitanten beter kunnen begeleiden en volgen gedurende het wervingsproces. TeamTailor stelt ons ook in staat om op een AVG-conforme manier toestemming te vragen, gegevens te beheren en sollicitaties te verwerken.
TeamTailor en AVG-compliance
TeamTailor voldoet aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat zij passende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen om de persoonsgegevens van kandidaten te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Voor meer informatie over hoe TeamTailor omgaat met persoonsgegevens, verwijzen wij naar hun privacybeleid.
Gegevensopslag en -verwerking door TeamTailor
De persoonsgegevens die via TeamTailor worden verzameld, kunnen worden opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden, of in uitzonderlijke gevallen buiten de EER, mits er adequate waarborgen zijn voor de bescherming van uw gegevens. Wij hebben met TeamTailor een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin is vastgelegd hoe zij omgaan met de bescherming van persoonsgegevens en hoe zij voldoen aan de AVG.
Delen van gegevens met derden
TeamTailor deelt geen gegevens met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij blijven de beheerder van uw gegevens, en TeamTailor handelt uitsluitend in overeenstemming met onze instructies.
Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang of ongeoorloofde openbaarmaking te voorkomen. Enkele voorbeelden hiervan zijn gegevensversleuteling, beperkte toegangsrechten en regelmatige beveiligingsaudits.
Rechten van betrokkenen
Onder de AVG hebben kandidaten en opdrachtgevers bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit zijn onder andere:
- Recht op inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op correctie: Indien uw gegevens onjuist zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren.
- Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): U kunt ons vragen om uw gegevens te verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
- Recht op beperking van de verwerking: U kunt onder bepaalde omstandigheden verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
Verzoeken met betrekking tot uw rechten kunt u indienen via de opties in uw TeamTailor-account of door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens.
Contact en klachten
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of als u een klacht heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via:
- E-mail: info@toughrecruitment.nl
- Telefoon: 085 070 3434
- Postadres: Dorpstraat 42, 4031MG Ingen
Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.